قوائم المهام اليومية

قوائم المهام اليومية

المفتاح الى الكفاءة
قم باستخدام قائمة المهام اليومية لتنظيم مهامك
هل تشعر أحيانا بالضغط بسبب كمية العمل الذي يجب عليك فعله أو هل تجد نفسك لا تستطيع انهاء الاعمال فى وقتها؟ أو هل تنسى أحيانا عمل شئ مهم ، حيث يقوم الناس بمطاردتك لانهاء هذه الاعمال؟
كل هذا بسبب عدم امتلاكك لقائمة مهام يومية صحيحة، حيث تحمل هذه القائمة كل المهام ذات الأولوية التي تحتاج لتنفيذها.
اذ تقوم بجدولة كل شئ تحتاج لعمله حيث توجد المهام الأكثر أهمية فى أعلى القائمة والأقل أهمية فى أسفل القائمة.
بحفاظك على هذه القائمة يجب عليك التأكد من أن كل المهام التي ترغب فى تنفيذها مكتوبة فى مكان واحد حتى لا تقوم بنسيان أى شئ مهم، وبعمل أولويات للمهام سوف تقوم بتخطيط الترتيب الذي سوف تقوم بتنفيذه حيث سيمكنك ترتيب ما يحتاج الى اهتمام أكثر وضرورى وما يمكنك تأجيله فيما بعد.
قائمة المهام اليومية هي ضرورية اذا كنت ترغب فى تنفيذ عمل اضافى، واذا لم تقم بتنفيذها بكفاءة فسوف تظهر أمام الناس من حولك فى حالة ارتباك وعدم مسؤلية، وعندما تقوم بتنفيذها بكفاءة سوف تكون أكثر تنظيماً وأكثر مسؤلية، سوف تواجه ضغط أقل و أمان أكثر من حيث عدم نسيان أى شئ مهم، وعلاوة على ذلك اذا قمت بتنظيم أولوياتك بذكاء سوف تقوم بتركيز وقتك وطاقتك على الانشطة ذات الأهمية الأكبر وهو ما يعنى أنك ستكون أكثر انتاجية وأكثر قيمة.
عمل قائمة منظمة جيدة هى مهمة سهلة، ولكن من المدهش معرفة عدد الناس الذين فشلوا فى تنفيذها غير هؤلاء الناس الذين لم يستخدموها بكفاءة، فى الحقيقة عندما يبدأ الناس باستخدامها بكفاءة وبعقلانية سوف يحطمون الارقام القياسية فى انتاجهم فى العمل.

عمل قائمة المهام اليومية
قم باتباع الخطوات التالية:

الخطوة الأولى:
قم بكتابة كل المهام التى تحتاج لانهائها.
اذا كانت هذه مهام كبيرة قم باتخاذ الخطوة الاولى بكتابة هذه المهمة وتمييزها على انها مهمة كبيرة، (غالبا ما يتم انجاز المهام فى خلال 1-2 ساعة).

ملحوظة: ربما يكون من السهل عليك عمل قوائم عديدة تغطى (الدراسة ، العمل والاهتمامات الشخصية). جرب العديد من القوائم وقم باختيار أفضلهم والمناسب لك.
الخطوة الثانية:
قم بتفحص المهام وحدد الأولويات من المهمة أ (مهمة جدا أو عاجلة جدا) الى المهم ي (غير مهمة أو غير عاجلة على الاطلاق).
اذا كان لديك العديد من المهام ذات الأهمية القصوى تصفح القائمة مرة أخرى وقم بتحديد الأقل أهمية، بمجرد عمل ذلك قم باعادة كتابة القائمة بالاولويات التى توصلت اليها.

استخدام قائمة المهام اليومية
لكى تستخدم قائمتك قم ببساطة بالعمل عليها بدأً من المهمة أ ثم المهمة ب ثم ج وهكذا وكلما تقوم بانهاء مهمة قم بوضع علامة أمامها أو شطبها.
ما تضعه فى قائمتك وكيف تستخدمها كل هذا يعتمد على موقفك، على سبيل المثال اذا كنت من الذين يعملون بمفردهم فالطريقة الجيدة لتحفز نفسك هو جعل قائمتك صغيرة وتهدف الى انهاءها كل يوم، أما اذا كنت ممن يعملون فى فريق وكانت المهمة كبيرة أو تعتمد على العديد من الأشخاص الاخرين فمن الأفضل ان تركز على قائمة بعيدة المدى وقم بالمضى في تنفيذها يوما بيوم.
العديد من الناس يفضلون قضاء 10 دقائق فى نهاية اليوم لتنظيم المهام التي سيقومون بتنفيذها فى اليوم التالى.
نصيحة:
عندما تقوم بتحديد أولويات المهام تأكد من أن تفرق ما بين المهام العاجلة و المهمة.

استخدام الكمبيوتر
على الرغم من ان استخدام القائمة الورقية هى طريقة سهلة للبدء فاستخدام الكمبيوتر فى عمل القوائم سوف يكون أكثر كفاءة بغض النظر عن مسار التعليم، حيث سيمكنك هذا من تذكر المهام التي يجب تنفيذها ويمكنه أيضا مساعدتك فى مزامنة هذه المهام مع هاتفك أو ايميلك ويمكنك أيضا مشاركتها مع أعضاء الفريق الاخرين اذا كنتم تشتركون فى مشروع.
توجد العديد من برامج ادارة الوقت المتاحة. أبسط هذه البرامج هو استخدام Microsoft Word او الاكسل لادارة قوائمك، بعض الاصدارات من Microsoft Outlook وبعض خدمات الايميل الاخرى مثل الـ Gmail قاموا بوضع قائمة المهام كخاصية أساسية. تذكر ان برنامج Milk هو أداة شائعة ومفيدة لادارة المهام والتى يمكنك مزامنتها مع هاتفك الذكى أو ايميلك، ويمكنه أيضا عرض مكان مهماتك فى الخطة، بعض الخدمات الاخرى تشمل Todolist و Toodledo .
أحد أهم المميزات فى استخدام برنامج فى عمل القوائم اليومية هو أنه يمكنك تحديثها بسهولة، على سبيل المثال بدلا من شطب المهام واعادة كتابتها كل يوم فالبرنامج سيتيح لك تحريك و تحديد أولويات مهامك بسرعة.
نصيحة:
كلا منا يفكر ويخطط ويعمل بطريقة مختلفة، فالبرنامج الذي يعمل جيدا بالنسبة لطالب ربما لا يعمل بالنسبة لك لأنك تتعلم وتفكر على طريقتك، لهذا من المفيد أن تبحث وتجرب العديد من الطرق لعمل قائمتك قبل أن تقرر نظام معين.

أمثلة
القوائم اليومية يمكنها مساعدتك على الحصول والاستمرار فى الوقوف على المشاريع الهامة والمهام والقرارات، على سبيل المثال
تخيل أنك تقود فريق يعمل على مشروع ما، ويوجد العديد من المهام التي يجب عليك فعلها والعديد من الناس الذين سيقومون بتنفيذها لذا أن تحتفظ بعملها بنفسك فهذا سيبدو أكثر ارهاقا.

فى هذا الموقف قم بكتابة القائمة وتوزيعها على أعضاء الفريق وكتابة كل مهمة ووقت انتهائها لكل شخص فى المشروع، فى كل يوم تقوم بكتابة المهام الخاصة بك قم بفحص قوائم المهام لباقى أعضاء الفريق أيضا لمعرفة من عمل على ماذا وما هي الأشياء المهمة فى هذا اليوم، ويمكنك أيضا ضم بعض المهام التي يجب عليك تنفيذها كجزء من عملك.

أو تخيل أنك تعمل بمفردك ولديك قائمة طويلة بالاشخاص الذين ترغب فى محادثتهم، قم بكتابة قائمة لكل شخص تحتاج للاتصال به وكل عميل تحتاج أن تراه ثم قم بعمل اولويات لهم.
اذا كان لديك عميل شغوف بمنتجك وهو مستعد لشراؤه قم بتصنيفه على أنه مهمة من الصنف أ حيث يعد هذا توقعا لما تحتاج للتركيز عليه حقا، وبالعكس اذا كان لديك عميل تعلم أنه يتلاعب بك مع المنافسين الاخرين وهو لن يدر عليك ربحا كبيرا وتوجد فرصة كبيرة أنك لن تقوم بعمل مع هذا الشخص، اذن قم بتصنيف هذا العميل على أنه مهمة من الصنف ج، هذا الجزء يحتاج لبعض المجهود ولكن يجب عليك تركيز كل اهتمامك على التوقعات الافضل.

نصيحة:
القوائم اليومية هى مفيدة خاصة اذا كان لديك عدد صغير من المهام التي تحتاج الى انهائها، ومع ذلك من الممكن أن تصبح القائمة لا تطاق اذا كان لديك العديد من المهام فيها أو اذا كنت بحاجة لانجاز العديد من المشاريع فيها، فى هذه المرحلة ابدأ باستخدام برامج تنفيذية والتى تم تصميمها لادارة المواقف المعقدة والصعبة.

نقاط مفتاحية
لكي تكون منظم جيدا يجب عليك استخدام قائمة المهام اليومية، باستخدام هذه القائمة سوف تكون قادر على:
• أن تتذكر تنفيذ كل المهام الضرورية.
• أن تقوم بتنفيذ المهام الأكثر أهمية أولا ولا تضيع الوقت فى مهام غير ضرورية.
• لن تشعر بالضغط بسبب عدد كبير من المهام الغير مهمة.
ابدأ بجدولة كل المهام التي تحتاج لتنفيذها.
قم بتحديد المهام المهمة بتصنيفها من المهام أ (المهام المهمة) الى ي (المهام الغير مهمة)، قم باعادة كتابة القائمة بهذا الترتيب الجديد للمهام الأكثر أهمية. ثم قم بتنفيذ المهام التى فى أعلى القائمة أولا. حيث هذه هى الأكثر أهمية والأكثر نفعا عند إنهائها.
يمكنك أيضا استخدام البرامج لادارة قائمتك، حيث يمكنك الدخول عليها من أى مكان ويمكنك أيضا مزامنتها مع هاتفك الذكى أو التابلت الخاص بك.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *